A decisão é relevante porque trata de uma situação cada vez mais comum nos escritórios de advocacia: o uso de documentos digitais para representação processual, assinatura de procurações, organização documental e protocolo eletrônico de ações.

Em um cenário de transformação digital, escritórios que ainda dependem exclusivamente de controles manuais podem enfrentar mais risco de falhas, perda de documentos, retrabalho e dificuldade na conferência de informações processuais.

O que foi analisado pelo STJ?

No caso analisado, a ação havia sido extinta sem resolução de mérito porque a parte autora não cumpriu determinação de emenda da petição inicial. Entre as exigências feitas na origem estavam a apresentação de procuração com firma reconhecida, apesar de já haver procuração assinada digitalmente via GOV.BR, e a juntada de ampla documentação financeira para análise da gratuidade de justiça.

Ao examinar o recurso, o STJ identificou dois pontos centrais:

Procuração assinada digitalmente pode ser válida

A decisão reconheceu que a assinatura digital certificada garante autenticidade e integridade ao documento, podendo suprir a necessidade de reconhecimento de firma em cartório quando atendidos os requisitos legais.

Esse entendimento está alinhado à Lei nº 14.063/2020, que disciplina o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos e classifica as assinaturas eletrônicas em simples, avançadas e qualificadas.

Segundo a lei, a assinatura eletrônica avançada é aquela que utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que permita identificar o signatário e esteja associada aos dados de forma que qualquer modificação posterior seja detectável.

O que diz o GOV.BR sobre assinatura eletrônica?

O próprio portal GOV.BR informa que, no Brasil, as assinaturas eletrônicas são válidas e reconhecidas legalmente, observadas as regras previstas na Lei nº 14.063/2020.

Isso reforça a importância de diferenciar uma cautela processual legítima de uma exigência automática e desproporcional. Se a assinatura eletrônica atende aos requisitos legais de autenticidade e integridade, o documento não deve ser recusado apenas pela ausência de reconhecimento de firma físico.

O juiz pode exigir cautelas?

Sim. A decisão não impede que o magistrado adote medidas de cautela quando houver indícios concretos de irregularidade. O ponto é que essa cautela precisa ser fundamentada e proporcional ao caso concreto.

Esse raciocínio dialoga com o Tema 1198 do STJ, no qual a Corte Especial reconheceu que, diante de indícios de litigância abusiva, o juiz pode exigir a emenda da petição inicial para demonstrar o interesse de agir e a autenticidade da postulação.

Portanto, o STJ não afasta o poder de cautela do juiz. O que se afasta é a criação de obstáculos genéricos ao acesso à Justiça quando a procuração digital atende aos requisitos legais.

Gratuidade de justiça: processo não deve ser extinto imediatamente

A decisão também tratou da análise da gratuidade de justiça. Segundo o entendimento aplicado pelo STJ, caso a documentação apresentada para comprovar hipossuficiência seja considerada insuficiente, o procedimento adequado não é extinguir imediatamente o processo.

O caminho correto é que o juízo analise o pedido, eventualmente indefira o benefício de forma fundamentada e intime a parte para recolher as custas processuais.

Esse entendimento está em sintonia com o art. 99, § 2º, do Código de Processo Civil, que prevê que o juiz somente poderá indeferir o pedido de gratuidade se houver elementos nos autos que evidenciem a falta dos pressupostos legais, devendo antes determinar à parte a comprovação do preenchimento dos requisitos.

Também se relaciona com o art. 290 do CPC, segundo o qual será cancelada a distribuição se a parte, intimada na pessoa de seu advogado, não realizar o pagamento das custas e despesas de ingresso no prazo legal.

Impacto da decisão para escritórios de advocacia

A decisão reforça uma mudança prática na rotina jurídica: documentos digitais, procurações eletrônicas, assinaturas por plataformas certificadas e protocolos online já fazem parte da realidade processual.

Para os escritórios, isso exige mais organização, padronização e controle. Procurações, documentos pessoais, comprovantes, pedidos de gratuidade, protocolos, movimentações processuais e prazos precisam estar centralizados e facilmente acessíveis.

Gestão documental digital como diferencial competitivo

A validade da assinatura digital não elimina a necessidade de cautela. Pelo contrário: aumenta a responsabilidade dos escritórios na conferência, armazenamento e controle dos documentos utilizados nos processos.

Uma boa gestão documental deve permitir que o escritório saiba:

• onde está cada procuração;
• qual documento foi assinado digitalmente;
• quais arquivos foram anexados ao processo;
• quais pendências documentais ainda existem;
• quais prazos estão em andamento;
• quais clientes precisam complementar informações.

Com um software jurídico, esse controle deixa de depender de planilhas soltas, pastas desorganizadas ou trocas de mensagens dispersas. O escritório passa a operar com mais padronização, rastreabilidade e eficiência.

Como um software jurídico ajuda nesse novo cenário

O maior ganho não está apenas na validade da assinatura digital, mas na capacidade do escritório de transformar essa realidade em um fluxo seguro e organizado.

Um software jurídico pode ajudar o escritório a centralizar documentos, controlar procurações, registrar informações dos clientes, acompanhar prazos, organizar tarefas e manter histórico das movimentações processuais.

Esse tipo de fluxo reduz falhas operacionais, melhora a comunicação interna e aumenta a segurança na gestão da rotina jurídica.

O que muda na prática para a advocacia?

Observação: a aplicação prática sempre depende do caso concreto, da documentação apresentada e da fundamentação adotada pelo juízo.

Perguntas frequentes sobre procuração digital e GOV.BR

Fontes oficiais e referências

• STJ — REsp 2243445/SP: decisão da Ministra Daniela Teixeira, publicada em 19 de janeiro de 2026.
• Lei nº 14.063/2020: disciplina o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos. Acessar texto no Planalto
• GOV.BR: informações oficiais sobre assinatura eletrônica. Acessar página oficial
• Código de Processo Civil: arts. 99, § 2º, e 290. Acessar texto no Planalto
• STJ — Tema 1198: entendimento sobre exigência de documentos para coibir litigância abusiva. Acessar notícia oficial do STJ